8+ Cara Sopan Menjawab Panggilan Kerja lewat Email untuk Para Calon Karyawan!
-
by gustisania - 13 March 2023
Dapat panggilan kerja lewat email? Begini cara membalasnya agar nggak menutup pintu cuan.
Buat kamu para fresh graduate atau lulusan mahasiswa yang baru pertama kali dapat panggilan kerja lewat email pasti masih bingung. Gimana cara pas untuk menjawabnya? Apa cukup bilang terima kasih? Atau harus ada kata-kata lain yang ditulis? Terus gimana kalau misalnya tertolak?
Tenang, kamu udah membaca artikel yang tepat. Cek apa saja yang harus dihindari dan tips menjawab panggilan kerja lewat email di bawah ini, yuk!
Komunikasi E-mail untuk Lamaran Kerja
Ada banyak lowongan kerja untuk para fresh graduate yang sesuai dengan jurusan kuliah dan passion masing-masing. Biasanya pada iklan lowongan kerja tersebut dicantumkan alamat e-mail untuk memudahkan kamu untuk melamar posisi yang diinginkan.
Eits, jangan berharap ada balasan berupa panggilan kerja lewat email kalau lamaran yang kamu kirim nggak oke. Biar mendapatkan panggilan kerja, nih, berikut beberapa hal yang harus dihindari jika kamu memutuskan untuk melamar menggunakan e-mail.
1. Menggunakan alamat e-mail tidak profesional
Kamu mungkin sudah punya e-mail pribadi dengan nama-nama gemes seperti [email protected] atau [email protected]. Sayangnya, nama e-mail ini nggak pas digunakan dalam dunia kerja.
Sebaiknya kamu buat e-mail baru sesuai nama lengka atau nama aslimu sehingga lebih profesional. Misalnya: [email protected] atau [email protected]. Sstt, kombinasi tanggal dan tahun lahir bisa digunakan jika pilihan nama yang diinginkan tidak tersedia atau sudah jadi milik orang lain, seperti [email protected].
Sebaiknya, sih, usahakan nama e-mail tetap simpel dan bisa kamu gunakan dalam jangka panjang, bahkan tidak mengundang tawa ketika kamu mencantumkannya di CV.
2. Tidak mengisi subject
Saat mengirimkan lamaran kerja via e-mail, nih, jangan lupa mencantumkan subjek sebagai judul atau maksud dari e-mail itu sendiri. Dalam hal ini subjek atau subject harus diisi oleh nama dan posisi yang akan kamu lamar.
Salah satu contoh format subjek untuk kamu isi adalah [nama_posisi] yang dilamar. Misalnya kamu mau melamar di bagian graphic design intern, maka subjek e-mail kamu harus ditulis [nama kamu_graphic design intern]. Format subjek e-mail lamaran juga bisa kamu cek dari lowongan kerja yang kamu baca karena berbeda-beda di tiap perusahaan.
Memangnya penting mencantumkan subjek e-mail? Banget! Subjek e-mail ini dapat mempermudah HR dalam menyeleksi lamaran sesuai posisi yang kamu pilih, karena pihak perusahaan bisanya membuka lowongan kerja untuk posisi berbeda di saat bersamaan.
3. Tidak menambahkan body e-mail
Nah, ini juga harus diperhatikan! Setelah menuliskan subjek sesuai format, jangan lupa mengetik maksud dan tujuan kamu mengirim e-mail. Jangan pernah copy-paste CV di e-mail tanpa ada tulisan atau penjelasan apa pun di bagian body e-mail.
Kamu bisa menuliskan pesan singkat mulai dari salam pembuka untuk HRD perusahaan, perkenalan diri, sumber lowongan kerja, posisi yang dituju, pendidikan dan keahlian yang relevan, sampai salam penutup. Atau kamu bisa mengisinya seperti cover letter pada umumnya. Contohnya:
Dear HRD PT XXX
Perkenalkan nama saya Nur, sehubungan dengan lamaran kerja yang saya lihat di [media sosial/media cetak/platform] pada [hari, tanggal] saya berniat untuk melamar di perusahaan Bapak/Ibu untuk posisi [posisi yang dilamar].
Saya lulusan S1 [jurusan kuliah kamu] di Universitas XXX. Saya sangat ahli dalam [sesuai keahlian masing-masing]. Berikut saya lampirkan cover letter, CV, dan portofolio sebagai syarat.
Atas perhatian dan waktunya saya ucapkan terima kasih.
Best regards,
[Nama kamu]
[No. HP]
[E-mail]
Baca kembali apa yang sudah kamu tulis, ya, agar tidak ada kesalahan yang bikin HR malas mempertimbangkanmu sebagai kandidat calon karyawan mereka. Kalau sudah yakin langsung klik kirim, deh.
Info wajib baca: 5 Cara Mudah Memperkenalkan Diri saat Interview Kerja yang Memorable | Recruiter Pasti Tertarik!
Cara Gampang Menjawab Panggilan Kerja Lewat Email
Melamar pekerjaan memang bukan hal mudah karena para pencari kerja sering kali harus melamar ke banyak perusahaan sebelum akhirnya mendapat panggilan kerja lewat email untuk kesempatan interview.
Buat kamu yang beruntung mendapat panggilan kerja lewat email, nih, simak beberapa hal yang harus dilakukan dalam membalasnya agar memberikan kesan mendalam.
1. Balas panggilan kerja lewat e-mail ASAP
Kalau kamu mendapat panggilan kerja, usahakan untuk membalas e-mail dari HRD as soon as possible alias ASAP, atau secepat mungkin. Ingat, lho, kandidat potensial bukan cuma kamu sehingga pihak HR butuh kepastian untuk melaksanakan tahap interview dengan lancar.
Apabila waktu yang dijadwalkan kurang pas atau bertabrakan dengan jadwalmu yang lain, maka kamu masih bisa meminta waktu pengganti atau reschedule. Dengan demikian kamu dapat mempersiapkan diri dengan lebih baik sebelum jadwal interview yang telah disepakati.
Oh ya, jangan lupa selalu cek folder spam atau keranjang sampah di e-mail kamu, karena nggak jarang e-mail HR yang kamu terima nyasar ke sana, bukannya masuk ke folder utama atau primary.
2. Awali dengan salam pembuka
Saat membalas e-mail panggilan kerja dari HR, kamu wajib mengawali body e-mail menggunakan salam pembuka. Jika mengetahui nama perekrutnya, kamu dapat menggunakan contoh berikut:
- Yth. Bapak/Ibu [nama recruiter],
- Dear [nama recruiter],
Jika kamu belum mengetahui nama perekrut yang mengirim e-mail, kamu bisa pakai contoh yang satu ini:
- Yth, HRD [nama perusahaan],
- Dear hiring manager,
- Dear HRD of [nama perusahaan],
3. Sampaikan terima kasih
Nah, wajib untuk mengucapkan terima kasih atas kesempatan interview yang sudah dikabarkan oleh rekruter kepadamu. Nggak perlu panjang-panjang karena ucapan singkat terkesan lebih tulus, misalnya:
- Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk melakukan interview pada [hari/tanggal dan waktu].
- Thank you for giving me the opportunity to do the interview session on 2024.
Tahu nggak, sih, dengan mengucapkan terima kasih, kamu memberikan apresiasi kepada pihak perusahaan yang sudah meluangkan waktu untuk membaca e-mail dan CV-mu.
4. Jangan PHP
Selain ucapan terima kasih, kamu juga harus memberikan kepastian apakah bisa datang untuk wawancara panggilan kerja sesuai waktu dan tempat yang mereka tentukan.
Sebaliknya, nih, jika berhalangan hadir, kamu dapat meminta untuk reschedule atau menjadwalkan ulang sesi wawancara panggilan kerjamu. Jangan lupa untuk memberikan alternatif waktu kapan kamu dapat menghadiri wawancara tersebut, lalu tanyakan apakah waktu tersebut sesuai dengan waktu rekruter atau tidak.
Info wajib baca: 7 Tips Wawancara Kerja Agar Cepat Disodori Kontrak | Jobseeker Harus Tahu!
5. Balasan jika menolak panggilan kerja lewat email
Bagaimana, min, kalau aku sudah diterima di perusahaan lain tapi masih ada perusahaan yang mengajak interview? Kamu selalu bisa menolaknya dengan jujur dan sopan. Sampaikan permintaan maaf bahwa kamu tidak bisa menghadiri atau melanjutkan wawancara dengan alasan yang profesional, misalnya:
- Mohon maaf, saya tidak bisa melanjutkan sesi wawancara karena sudah menerima tawaran pekerjaan di perusahaan lain.
- Mohon maaf, saat ini saya sudah diterima bekerja sehingga tidak bisa mengikuti sesi wawancara di perusahaan Bapak/Ibu.
- I have to decline my job interview for the position [name of the position], originally scheduled for 2024, because [your reason for declining].
Jangan lupa, tetap ucapkan terima kasih sebelum menolak tawaran pekerjaan dari rekruter yang mengabari kamu via e-mail, ya!
6. Akhiri e-mail dengan Sopan
Setelah memberikan jawaban terkait apakah kamu menerima, meminta perubahan waktu, atau menolak panggilan kerja, tentunya balasan e-mail harus diakhiri dengan bahasa dan kalimat yang sopan.
Jika menerima panggilan kerja, usahakan kamu menunjukkan antusiasmemu. Apabila menolaknya juga perlu menunjukkan apresiasi kamu terhadap panggilan kerja lewat e-mail tersebut. Kamu bisa bilang:
- Semoga Bapak/Ibu segera menemukan karyawan potensial sesuai kriteria perusahaan.
- I hope you will choose a great candidate for the position. Again, thank you so much for your time and consideration.
7. Cantumkan nama dan kontak
Di paling akhir, kamu juga harus menyertakan nama jelas atau nama panjangmu, dan juga nomor kontak pribadi (nomor ponsel/WhatsApp) yang dapat dihubungi oleh pihak rekruter.Tujuannya agar HR semakin mudah untuk menghubungimu lebih lanjut tanpa perlu membuka CV-mu dulu.
8. Cek ulang
Sebelum mengirim e-mail balasan, yuk, baca kembali isi e-mail yang sudah kamu buat. Pastikan nggak ada kesalahan ketik (typo), atau kalimat yang menurut kamu masih bertele-tele sehingga dapat segera kamu koreksi.
Kalau semuanya sudah oke, e-mail balasan kamu siap meluncur ke kotak masuk atau inbox dari rekruter di perusahaan yang kamu lamar. Selesai!
Itu dia cara merespons panggilan kerja lewat email agar kamu mendapat pekerjaan incaran. Dan… para jobseekers harus tetap semangat cari kerja dengan lamar sana-sini meski belum juga mendapat panggilan kerja via e-mail. Bukan nggak mungkin, kok, suatu saat kamu diterima di perusahaan impianmu, yang penting kualifikasi dan kemampuanmu sesuai dengan posisi tersebut. Yok bisa yok…
Sering gabut dan bosan scroll layar hp terus? Yuk, mending follow akun media sosial Infokost di Twitter @infokost, Instagram @infokost, dan TikTok @infokostid. Ada banyak tips dan info menarik lainnya yang bisa bikin gabutmu jadi lebih bermanfaat, lho. Nggak percaya? Langsung cek aja!
Cek Info Kost di Kotamu:
